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コロナ禍で加速したゲームチェンジ

そもそも予約管理システムは、電子カルテシステムとともに、クリニック新規開業に欠かせないツールとして導入するクリニックも徐々に増えていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、その注目度は一気に高まっています。コロナ禍を契機に、待合室の"密"を避けながら、売上を維持することが喫緊の課題となったからです。そのなかで求められたのは、患者数の"平準化"。すなわち、予約管理システムの導入によって、待合室が患者さんでごった返す曜日・時間帯をなくし、一定数の患者さんだけが待合室にいる状態をつくることでした。
待ち時間が少なくなるといった顧客満足度の向上という観点のみならず、新型コロナウイルスへの感染を防ぐという意味でも、患者さんが院内にとどまる時間をいかに減らすかが、ますます重要になってきたのです。

また、新型コロナウイルスの感染拡大が落ち着いたタイミングでも、「医療DX（デジタルトランスフォーメーション）」への注目の高まりから、クリニックの業務効率化、稼働率向上を実現するためのツールとして、予約管理システムに対するニーズは増加する一方です。新規開業はもとより、既に予約管理システムを活用しているクリニックにとっても、より高品質かつ高機能な予約管理システムの導入が課題解決のための一つの手段となっているのです。

クリニックの予約管理システムの複雑性

その一方で、クリニックの予約管理システムは、複雑性がきわめて高いことが知られています。特に美容外科や美容皮膚科クリニックの場合には、手の指、甲、腕といった具合に、治療する体の部位に応じて診療内容・所要時間もさまざまな上に、医師・看護師をはじめとするスタッフ、専用の医療機器、治療・処置を実施する部屋等の組み合わせを考えた上で、予約枠を確保しなければなりません。
例えば、処置室は３部屋あるけれども治療機器がある部屋は２つのみなので、２人の患者さんしか受け入れられない。あるいは、時間帯によっては医師やスタッフが1人しかいないので、1人の患者さんしか受け入れられないといった事情を正確に汲み取った上で、予約を管理する必要があるのです。

予約管理システムがいち早く普及した飲食業界やヘアサロン業界であれば、エクセルでつくったスケジュール表のセルを塗りつぶしていくような、個人または団体（数人）がいつ来店されるかが分かる仕組みをつくれば十分対応できるのですが、このようなシンプルなシステムでは、上でご紹介したような複雑なニーズに到底応えられません。
さらに、院内にとどまる時間をいかに減らすかという観点でいえば、診察待ち時間に加えて、会計待ち時間の短縮も重要な課題の一つとなっていました。つまり、単に予約を管理するシステムを導入するだけでなく、予約から受付、会計に至るすべてのオペレーションを効率化する仕組みの構築が求められていたのです。

GMO医療予約技術研究所の取り組み

以上のような予約管理システムに対するニーズ拡大を受け、私どもGMO医療予約技術研究所では、予約管理システム「メディカル革命 byGMO」や歯科予約管理システム「Dentry byGMO」、動物病院向けの予約管理システム「メディカル革命byGMO for動物病院」を提供しています。
これらは"予約管理システム"と銘打ってはいるものの、既存の予約管理システムとは一線を画しています。というのは、単なる予約管理システムではなく、グループ会社のGMOペイメントゲートウェイやGMOイプシロンの強みを発揮し、「決済」の要素を最大限に活かしているからです。「予約×決済」という観点のもと、予約から受付、診察、会計に至るオペレーション全体を一気通貫でつなぐお客様との"ハブ"を構築することで、待ち時間の少ない、スムーズな受診を可能にするとともに、クリニックの運用改善ならびに業務効率化を実現しています。

ビジネスの側面から申し上げれば、予約管理システムをある種のオペレーティングシステム、つまり"ハブ"とすることで、対面サービスと非対面サービスの仕組みを組み合わせた「サービスEC」の起点と終着点をガッチリ捉えることができました。
私たちの予約管理システムは、飲食業界、ヘアサロン業界に続く、新たなサービスEC市場を開拓しつつあります。スマートフォンでの「予約」のみならず、再来受付機やQRコードを使った患者さんご自身での「受付」、キャッシュレス決済による「会計」にまで踏み込んで、すべてのプロセスの統合的な管理とともに、オペレーション改革を可能にしている点が、他社の追随を許さないポイントです。

予約から受付、診察、決済まで、オペレーション全体を自動化・効率化

もう少し具体的に紹介いたしますと、「メディカル革命 byGMO」は、各クリニックの診察内容やスタッフ体制、医療機器や治療・処理室など、リソースの複雑性を考慮に入れた予約管理システムを構築するだけでなく、アプリや予約サイト、LINE、自動音声など多様な予約チャンネルに対応しており、患者さんは簡単に予約を取ることができます。LINEによる呼び出し機能を活用すれば、患者さんの院内での待ち時間を大幅に短縮することも可能です。

また、再来受付機や電子カルテ、さらには決済端末と連携することで、院内でのオペレーション全体を自動化・効率化し、クリニックの稼働率を最大化。決済端末はクレジットカード決済やQRコード決済にも対応するため、患者さんにとってはスマートフォンさえ持っていれば診察を受けられます。さらに、顧客管理システムとの連携も可能で、生活習慣病やリハビリなどで定期的に診察を受ける必要がある患者さんに、LINEでメッセージを発信して来院を促すなど、継続的な働きかけにより治療効果を高める仕組みも構築しています。まさに痒いところに手の届くサービスといっていいでしょう。

「メディカル革命 byGMO」は、医師の皆さまの「医療サービスを止めたくない」「すべての患者さんに医療サービスを提供したい」「低価格・低機能のシステムよりも、多少高額でも安心して使い続けられるシステムを導入したい」といったニーズにマッチ。「予約管理システムの導入によって、売上を増やしながら、人件費の大幅削減、残業をほぼゼロに抑えるなど、経営改善を実現することができました」「予約を取ってもらうシステムではなく、医院に来てもらうためのシステムですよね」といったお声が寄せられています。

また、最近では、三井住友カードが提供する決済プラットフォーム「stera」の医療機関・クリニック向けの新サービス「stera pack forクリニック」向けに、「おまとめ診察券byGMO」をリリースしました。「おまとめ診察券byGMO」は紙の診察券なしで、スマートフォンのアプリのQRコードをstera terminalに読み込むことで、患者さまのお名前・予約時間・診察内容・診察券番号等を確認することができ、問診準備を始めることができます。問診後は決済まで実施でき、次回の来院まで予約登録することができるなど、予約から決済までをシームレスにつなぎ、循環するキャッシュレス化を促進する新たな挑戦です。

現在、当社では約30名のメンバーで「メディカル革命 byGMO」の営業活動を展開していますが、それでは対応し切れないほど、多くのお問い合わせをいただいています。今後は、数年以内に医療機関への「予約管理システム導入件数No. 1」を目指し、パートナー企業様と連携しながら、整骨院など新たな分野への進出を目指す計画です。

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