3-2.電子署名（印鑑の電子化）を利用する

社内の承認手続きや、企業間の契約には電子契約を利用しましょう。証憑書類の電子化を行っても捺印業務がなくならない限り、完全なペーパーレス化はできません。電子契約を利用することで、企業間の取引や社内の承認手続きにおいてもすべて電子化することが可能です。捺印のために出社するといったこともなくなります。

3-3.システムを連携する

経理は多岐にわたるデータ処理が必要な部門です。売上管理や仕入管理、給与計算や経費計算など、経理部だけでなく営業部や購買部、人事部や総務部などとの関係性も深いものです。一括した大きなシステムでなく、それぞれの個別業務ごとに使いやすいシステムを導入するとよいでしょう。それぞれで使用するシステム同士を連携して、データを共有することで、手入力によるミスや同じ作業の重複などを減らせます。システム同士を連携し自動処理が可能になれば単純なヒューマンエラーもなくなります。

3-4.いつでも経営資料が確認できる状態に

部門を横断したシステム連携ができていれば、確認したいデータが必要なときにすぐに取り出せます。それまでは月次決算を待って最新の経営状況を把握していた経営陣も、今後は管理会計データがリアルタイムで把握できます。経営陣は随時経営状況を確認できるため、スピーディーな経営計画が可能です。経理担当者も、毎月の月次決算業務に追われることもありません。

無闇にDXを進めるのは失敗の元です。以下に、DXに取り組むにあたって注意すべきポイントを紹介します。

4-1.まずは業務の見える化を図る

まずは、DXを実施する目的を理解し、自社の経理部門が抱えている課題を洗い出すことが大切です。そのためには、個々の業務を整理し、業務フローを見える化することにより、どの業務にどれだけの人が関わり、どれほどの工数が必要か試算します。それにより、どの部分がシステム化可能で、業務効率化やコストの削減につながるかが明らかになるでしょう。
必要のないところまでデジタル化することは逆にデメリットが大きくなることがあるため注意が必要です。

4-2.関係する部署や取引先に周知徹底する

経理業務は、前述のとおり、何かと他部署との連携が欠かせません。給与計算の勤怠管理や、出張旅費の精算、社員の年末調整など、1円のミスも許されないため、他の拠点や他部門との密なコミュニケーションが必要です。請求書や納品書などを電子化する場合は、営業部からも付き合いのある取引先に一声かけてもらうなどの協力を仰ぐこともあるでしょう。経理担当からも、社内や社外の取引先にDX実施について周知し、目的やお互いのメリットなどを説明し、理解と協力を求めることが重要です。

4-3.属人化させずに共有する

DX実施前に、担当業務のフローを見える化したことで、ある程度の属人化は防げるはずです。しかし、DXに取り組んで業務改革ができても、再度業務が属人化しては意味がありません。とかく経理業務は専門性に特化した部署と見られがちで、業務内容も難解で属人化しやすい傾向があるものです。業務の分担を明確に分けている場合は、特に属人化し、代わりに担当できる人がいないという状態を作り出してしまいます。

このような場合は、ブラックボックス化の懸念もあります。DXを実施するからには、属人化を防ぎ、業務をマニュアル化して整備しておきましょう。万一、担当者が長期不在になったときでも、マニュアルさえあれば業務が滞ることはありません。