Powered by

ペーパーレス化の進め方|働き方改革と経営改善を実現する方法

article-061_top.jpg

2019年4月の労働基準法改正によって、企業は働き方改革を実現することがより求められるようになりました※1
働き方改革を実現していくために必要不可欠なのが業務における書類などの「ペーパーレス化」です。
ペーパーレス化は単に紙ベースで管理していた情報や文書を電子化するだけではなく、企業経営を飛躍的に効率化させる可能性があります。

しかし、「ペーパーレス化を具体的にどのように進めていけばいいか分からない」という経営者や現場担当者の方も多いのではないでしょうか?
企業がペーパーレス化を進めるメリットと働き方改革への効果、さらには具体的なペーパーレス化の進め方について詳しく解説していきます。

※1: 厚生労働省:「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」について

article-061_thumb01.jpg

企業経営にとってペーパーレス化には次の4つの目的があります。

  1. 環境保護
  2. コスト削減
  3. 情報管理の徹底
  4. 働き方改革などの経営改善

まずは、その4つのペーパーレス化の目的について詳しく解説していきます。

ペーパーレス化は環境保護に繋がります。
ペーパーレス化によって企業内部で使用する紙の量を抑え、環境負荷を軽減することが可能です。

SDGsを中心としたCO2排出削減(脱炭素)などの環境保護活動は、これからの企業にとって社会的な義務となっています。
企業にとって環境保護に取り組まないこと自体がマイナスイメージとなり得るため、企業イメージを下げないためにも、ペーパーレス化などによる環境保護活動は必要といえます。
ペーパーレス化によって環境を保護し、企業のイメージが上がれば売上上昇も期待できるでしょう。

ペーパーレス化を行うことで紙代・印刷代を節約することが可能です。
企業が使っている印刷にかかるコストをモノクロで1枚あたり約3円程度※2とした場合、1日1,000枚印刷するとコストは約3,000円、月20日間だと約6万円。1年間になると約72万円にもなります。
※2当社調べ

例えば、一部のペーパーレス化に成功して、印刷による紙の使用量を半分に抑えることができるだけでも約36万円もの節約になるのです。
不要な経費を削減することは利益向上にもつながります。ペーパーレス化は経営においても重要なコスト削減の手法の一つです。

ペーパーレス化は企業の情報管理の向上にも寄与します。

紙ベースであれば紛失や廃棄のリスクがありますが、電子データであれば物理的な紛失のリスクがありません。
また、データベース化しておくことによってすぐに必要な情報へアクセスできるので、事務の効率化にも繋がります。
大切な情報を確実に保管し、すぐにアクセスできるのはペーパーレス化の大きなメリットです。
ただし、メリットがある反面ハッキングなどによる情報漏洩のリスクが生じるため、専門家にセキュリティ強化を依頼するなど、適切な対策を合わせて講じることが重要です。

ペーパーレス化は働き方改革にも大きく寄与します。

書類のファイリングには時間がかかる上に、過去の書類を探す際には書庫などに眠っている膨大な書類の中から必要な情報を探す手間が必要になります。ペーパーレス化はそれらの手間を削減します。

さらには紙をデータにすることで遠隔地の人々への情報共有や、リモートワークも容易になります。

このようにペーパーレス化は企業が働き方改革を実践するまでの前段階として必要になるものですので、ペーパーレス化することによって、従業員の業務を効率化し、残業時間を含む作業時間を削ることができるでしょう。

article-061_thumb02.jpg

以前から企業に対して求められてきた働き方改革は、コロナ禍によってますます重要になっています。

ペーパーレス化は、企業が働き方改革を実現することにも、次の3つの理由から必要不可欠となっています。

  1. テレワークへの対応が可能
  2. 情報共有が早い
  3. 承認スピードが上がる

それぞれ詳しく解説していきます。

ペーパーレス化が実現できた企業では、紙ではなくデータで情報の共有を行います。
そのため、リモートでも書類の共有が可能になり、テレワークに対応しやすくなります。

コロナ禍においてテレワークへの対応は企業にとって急務となりました。テレワークで働く従業員を増やし、感染リスクを抑えながら企業経営していくためには、ペーパーレス化は必要不可欠です。

従業員にとっても、自宅で仕事をするニューノーマルな働き方がよりしやすくなるでしょう。

ペーパーレス化は従業員同士の情報共有が早くなるメリットもあります。
紙の資料の場合、それぞれの資料に記入された各々のアイディアや意見などの情報は即時に共有はできません。また、資料内に追加の情報を得られるURLなどが記載されていたとしても、手入力で開く必要があります。

一方ペーパーレス化した資料の場合、リンクがあれば即座に追加情報を得られたり、資料上の文章をコピー&ペーストするなどし、他の人へ共有したりすることも容易です。
併せて、クラウドと併用することで、1つの資料に対して共同で作業を進めることも可能になります。

情報共有が早ければ業務効率もアップしますし、アイディアが広がることにも貢献する可能性があります。

ペーパーレス化によって稟議などの社内申請書類を電子データで回覧するようになれば、紙ベースで稟議等を物理的に回覧するよりも早く承認される可能性が高くなります。

紙ベースで稟議をあげると、1つの紙に承認者それぞれが押印し、書類をさらに次の承認者に持っていく作業が必要です。

しかし、データで社内申請書類を回覧すれば書類を運ぶ手間も押印する手間も必要ありません。
社内申請書類を差し戻す場合も、その情報がデータとして戻るため一瞬です。

ペーパーレス化に成功すれば「上司が席に戻り押印してもらい、その書類をつぎ承認者に持っていくまで」というような無駄な時間を減らすことも期待できるでしょう。

article-061_thumb03.jpg

実際にご自身の会社でペーパーレス化を検討していたとしても「どの書類をペーパーレスにしていいか分からない」という方も多いのではないでしょうか。

ペーパーレス化できる書類としては次のようなものを挙げることができます。

  1. 契約書
  2. 請求書
  3. ビジネス文書
  4. 会議資料
  5. パンフレットやカタログ
  6. チラシ等の販促物

これら6つの書類がなぜペーパーレス化に適しているのか、詳しく解説していきます。

取引先の同意を得ることができれば契約書を電子化することが可能です。

電子契約とはネット上で契約合意を行い、合意成立の証拠として電子署名や電子スタンプなどを付与した電子ファイルを双方で取り交わす契約方法です。

電子契約書を導入することによって、契約書を紛失する心配はありませんし、複数枚の紙を印刷するような手間もかかりません。

電子契約を導入したい場合には、GMOサインのように月額1万円未満で利用できる安価なサービスもあるので、比較的簡単に社内へ導入することが可能です。

請求書は最も電子化しやすい書類の1つです。
これまでは郵送していた請求書を、PDFなどにしてメールで送るだけで請求書のペーパーレス化が完了するので非常に簡単にペーパーレス化することができます。
会計ソフトなどでは、ソフト上でそのまま電子請求書を作成できるものもあるので、「どうしても郵送で請求書を送らなければならない」という取引先以外にはメールで請求書を送ってみるとよいでしょう。
エンドユーザーへの請求書発行を行っている企業に関しては、請求をSMSで連絡し、Webで支払いが行えるサービスもあります。
参考:「電気・ガス・水道・通信等向けパッケージ」

また、請求書を電子化することで通常よりも早く売上を現金化できるサービスを利用することもできます。
参考:「電子請求書早払い」

社内で回覧するような書類や、従業員への通知などは最初にペーパーレス化すべき書類です。

PC上で資料を作成するのが一般的な現代において、その資料データをわざわざ紙に印字しなくともPDFや画像をメールなどで従業員へ送ることによって十分に周知することができます。
ほとんどのビジネス文章が回覧して周知したら廃棄となっているのが現実ですので、最もペーパーレス化しやすい情報だと言えるでしょう。

会議資料もペーパーレス化できます。

資料をフォルダに入れておき、会議のメンバーが各々ダウンロードすることで、簡単に会議のメンバー全員が資料にアクセスできます。

また、会議資料の形式によっては、メモなどを書き込むことも可能です。
従来は、会議の前には何十枚もの資料を印刷して、参加するメンバー全員に配らなければならないので、会議の準備だけで半日かかるなどということも珍しくありませんでした。
ペーパーレス化すれば会議の準備にかかる時間と手間を大幅に節約できるので、働き方改革に繋げることも可能です。

パンフレットやカタログも紙で渡す方がよい場合のみ紙を残し、そうでない場合にはわざわざ印刷するのではなく、PDFなどにしてお客様にダウンロードしてもらったり、メールでお送りするのが良いでしょう。また、ホームページを充実させることで、紙面だけでは伝えられない映像でのサービスアピールにつなげることも可能です。

パンフレットやカタログはフルカラーで厚い紙を使用するのが一般的ですので、印刷コストは社内のプリンターで印刷するよりも高くなります。
そのため、パンフレットやカタログなどをペーパーレス化すれば大幅にコストを削減することが可能です。必要不可欠なシーンでの利用を最大限に生かせるように工夫しましょう。

新聞への折り込みチラシや、店頭や街中でのチラシ配りは必ずしも紙で行う時代ではなくなってきました。

チラシもPCやスマホに最適化させネット広告を活用することで、コストも抑えられ、本来のチラシの効果を得ることも探ってみましょう。

article-061_thumb04.jpg

それでは具体的なペーパーレス化の進め方を解説していきます。

ポイントとしてはいきなり全てを電子化するのではなく、社内の事務やオペレーションを調査し、少しずつ進めることが重要です。

基本的には次のような流れでペーパーレス化を進めていくのがよいでしょう。

  1. 企業全体でペーパーレス化へ取り組む
  2. 紙の使用量を調査し電子化できる部分を検討する
  3. 少しずつ電子化する
  4. タブレットなどのツールを導入する

ペーパーレス化を進めるための具体的な手順などについて解説していきます。

まずは企業の中でペーパーレス化に向けたコンセンサスを得ることが重要です。

上司や経営者の中にはペーパーレス化に反対する人もいるかもしれません。
このような人に対しては「ペーパーレス化によって〇〇円の経費節減ができる」「ペーパーレスになってもこれまで通りの業務を継続できる」「企業としてペーパーレス化が社会的に求められている」などについて、できる限り具体的に説明しましょう。

企業の中で、特に上層部でペーパーレス化に反対している人がいると、結局その人が紙を使用し続けペーパーレス化がなし崩しに実現できなくなってしまうリスクがあります。

まずは社内で「ペーパーレス化を達成する」という意思統一をしっかりと行うことが非常に重要になります。

社内でペーパーレス化実現に向けたコンセンサスを得ることができたら、次は具体的にペーパーレス化できる部分はどこなのか検証しましょう。

検証のプロセスは次のように行うのがよいでしょう。

  1. 紙ベースでの業務を抽出
  2. ペーパーレス化した場合のデメリットを検証
  3. ペーパーレス化をしても業務に支障がないものをペーパーレス化

まずは、スマホやタブレットなどの機器に慣れていないベテラン従業員でも、問題なく業務ができる程度のものだけをペーパーレス化しましょう。

ペーパーレス化は一度に進めるのではなく、少しずつの方がよいでしょう。

一気にペーパーレス化するとついていけない社員が出てくるなど、反対が出るためです。

最初はペーパーレス化による影響が最も少ない部分から実行し、徐々に範囲を広げていき自然と従業員がペーパーレス化に対応できるようにしていきましょう。

ペーパーレス化にはある程度ツールを揃えておくのが良いでしょう。

次のような端末やシステムの導入を検討しましょう。

  • タブレット端末
  • クラウドストレージ
  • オンライン会議システム

4-4-1.タブレット端末

ペーパーレスで会議をするのであればタブレット端末があると便利です。

画面が大きくスマホよりも見やすいだけでなく、タッチペンを使用すれば資料に手書きでメモを残すことも可能です。

会議資料などをペーパーレス化するのであれば、タブレットなどの手書き可能なツールの導入を検討するのも良いでしょう。

4-4-2.クラウドストレージ

社内のマニュアルや情報を一元管理し、従業員がアクセスできるようにするため、クラウドストレージも準備するとよいでしょう。

容量によって価格も異なりますが、社内の膨大なデータを保存できる程度の容量は必要です。
また、セキュリティの高さも重視しましょう。

4-4-3.オンライン会議システム

zoomなどのオンライン会議システムもあると、資料の投影を手元のPCやタブレットなどで行うことができ、よりペーパーレス化に貢献するでしょう。

導入にあたっては会議に参加する従業員数に応じてプランを検討し、運用方法についても事前に把握しておきましょう。

ペーパーレス化が実現できれば会社にとっては大きなコスト削減になるので、収益性が上がることが見込まれます。
さらに業務の効率化やテレワーク化も進むため、働き方改革にも繋がるでしょう。
一度に大幅なペーパーレス化を進めることは難しいかもしれませんが、まずは無理なくできることからペーパーレス化を進めていきましょう。
セキュリティの対策も講じながら、ペーパーレス化を実現していきましょう。

GMOペイメントゲートウェイでは新しい価値の創造をサポートするビジネスパートナーとして、DXを支援するサービスを多数提供しています。とくに、決済に関わるDXに強みがあります。顧客へ大量の請求書を発行する業務や企業間の請求業務などペーパーレス化を伴う業務効率化から初めてみてはいかがでしょうか。

※本コンテンツ内容の著作権は、GMOペイメントゲートウェイ株式会社に属します。

SSL GMOグローバルサインのサイトシール