口座振替導入の手続きや注意点を徹底解説！おすすめサービスも紹介

口座振替は、顧客の銀行口座から自動的に料金を引き落とす決済サービスです。定期的な支払いが発生するビジネスにおいて、請求業務の効率化や未回収リスクの軽減に効果を発揮します。

この記事では、口座振替と口座振込との違いや口座振替の導入手順、導入の際の注意点などについて解説します。

口座振替とは？

口座振替とは、金融機関が顧客の銀行口座から自動的に料金を引き落とし、事業者の口座に振り込む決済サービスのことです。公共料金や携帯電話料金、サブスクリプションサービスなど、定期的な支払いに広く利用されています。

一度手続きを完了すれば、以降は自動的に支払いが継続されるため、顧客の手間が大幅に削減されます。また、事業者側にとっても、毎回の請求書発行や入金確認といった業務負担を軽減できる点はメリットです。

口座振替について詳しくは下記の記事もご覧ください。

口座振替とは？振込との違いや仕組みを解説

口座振替と口座振込の違い

口座振替と口座振込は、どちらも銀行口座を利用した決済方法ですが、その仕組みには下記のような違いがあります。

口座振替は一度の手続きで自動的に支払いが継続されるのに対し、口座振込は毎回顧客が振込手続きを行わなければなりません。また、手数料の負担者も異なります。口座振替では事業者が手数料を負担するのに対し、口座振込では顧客が振込手数料を負担するのが一般的です。

口座振替は顧客の支払い忘れを防ぐため、定期的な料金回収が必要なビジネスに適しています。顧客が直接の支払い手続きを行う手間もなくなり、利便性の高い決済手段といえます。

口座振替の導入方法は2パターン

口座振替を導入する方法には、金融機関と直接契約する方法と、決済代行会社を利用する方法の2つがあります。ここでは、それぞれの特徴と選び方について解説します。

パターン1：金融機関と直接契約する方法

口座振替の導入方法として、金融機関と直接契約する方法があります。振替手数料が比較的安いというメリットがあるため、コストを抑えたい事業者にとっては魅力的な選択肢です。

しかし、複数の金融機関との対応が必要になると事務負担が増加するというデメリットもあります。手続きは煩雑ですが、取引件数が多く特定の金融機関を利用することが多い場合は、コストメリットが出る可能性があります。

パターン2：決済代行会社を利用する方法

口座振替の導入にあたって、決済代行会社を利用する方法もあります。決済代行会社を通じて複数の金融機関と一括で契約する方法です。複数の金融機関への対応を決済代行会社が一括処理するため、事務負担が大幅に軽減されます。また、入金管理が一本化され、クレジットカード決済など他の決済手段も同時に導入できるというメリットもあります。

初期費用や月額料金が無料で、決済手数料のみ負担というサービスもあり、導入のハードルは高くありません。サポート体制が充実しており、審査から導入後の運用まで支援を受けられる点も大きなメリットです。

導入方法の選び方

口座振替の導入方法を選ぶ際は、企業規模や取引件数、対応したい金融機関の数などを考えることが大切です。少数の金融機関のみで十分な場合は直接契約、複数金融機関への対応が必要な場合は決済代行会社の利用が適しています。また、将来的に他の決済手段を導入する可能性がある場合も、決済代行会社の利用を検討すると良いでしょう。

GMOペイメントゲートウェイ株式会社(以下GMO-PG)が提供する「PGマルチペイメントサービス」では、豊富な決済手段に対応しており、導入支援体制も整えています。高い処理能力とスピードを備えた決済基盤により、お客様のビジネス成長を支援します。

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口座振替の導入手順

口座振替を導入する際は、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、一般的な口座振替の導入手順について、順を追って解説します。

1. 契約と審査

まず、金融機関または決済代行会社と契約を締結し、審査を受ける必要があります。審査期間は数週間から1ヵ月程度かかるケースがあるため、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。必要書類や審査基準は金融機関または決済代行会社によって異なるため、事前に確認しておきましょう。

2. 口座振替依頼書の記入

契約が完了したら、顧客から口座振替依頼書に必要事項を記入してもらいます。銀行名、支店名、口座番号、口座名義、届出印などの情報が必要です。依頼書は複写式の紙での提出が一般的ですが、オンライン化に対応している代行サービスもあります。

「PGマルチペイメントサービス」では、振替依頼書型（ペーパー申込による引き落とし口座登録）とインターネット完結型（オンライン申込による引き落とし口座登録）の2つの申込方法を併用可能です。オンライン申込では振替依頼書はもちろんのこと、印鑑も不要となっています。

3. 書類の提出と登録

顧客から取得した口座振替依頼書の記入内容に不備がないかチェックし、金融機関または決済代行会社へ送付します。引き落としの開始が遅れないよう、必要書類を送付しましょう。

登録完了後、初回の引き落とし日が確定するため、顧客への案内も忘れずに行います。

4. 引き落としの実行と確認

登録が完了したら、指定日に顧客口座から引き落とされます。振替日から数日後に引き落とし結果を確認しましょう。引き落としが失敗していた場合は、再振替の設定や顧客への連絡などの対応が必要です。

口座振替を導入する際の注意点

口座振替をスムーズに導入し、効果的に活用するためには、いくつか注意しておきたい点があります。具体的に見ていきましょう。

他決済手段との連携と一元管理

口座振替を導入する際には、クレジットカード決済などの他の決済手段も含めて一元管理できると便利です。一元管理できないと、それぞれの決済手段ごとに入金確認や売掛金などの残高を消し込む消込作業を行う必要があり、管理が煩雑でミスも増える可能性があります。決済代行サービスを利用すれば、複数の決済手段をひとつの管理画面で確認できるため、業務効率が大幅に向上します。

導入にかかる期間

口座振替を導入する場合、申し込みから導入まで数週間かかることもある点に注意しましょう。導入開始時期が決まっている場合は、どれくらい時間がかかるかを調べた上で、早めに対応することが大切です。特に審査や書類準備に時間を要するケースもあるため、余裕を持った計画を立てましょう。

口座振替依頼書のデータ化

口座振替依頼書がデータ化できれば、郵送料や事務作業の手間を減らせます。紙の口座振替依頼書を使用すると、郵送や保管のコストがかかるだけでなく、記入ミスや不備の確認にも時間がかかってしまいますが、オンラインで完結できるサービスを選ぶことで、顧客の管理も容易になり、登録までの期間も短縮できます。

手数料や料金体系

手数料や料金体系は金融機関や決済代行会社によって異なるため、口座振替を導入する際には慎重に比較検討する必要があります。手数料の安さだけで比較するのではなく、月額料金や取引規模・回数、提供されるサービス内容なども総合的に検討しましょう。

口座振替の活用例

口座振替は、企業間決済はもちろん、定期的な支払いが発生するさまざまなビジネスシーンで活用されています。

例えば、習い事やスクールでは毎月の月謝支払いに口座振替が最適です。月謝袋での現金回収と比べて確認作業が不要となり、管理の手間を大幅に削減できます。

不動産賃貸会社でも、家賃を効率よく集金する方法として口座振替が活用されています。入金確認の事務作業を減らし、入居者も支払いに行く手間が省ける点がメリットです。

そのほか、サブスクリプションサービスでは、若年層などクレジットカードを持っていない利用者も銀行口座だけで決済できるため、機会損失を防ぐ上で効果的だといえるでしょう。

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口座振替の導入は、定期的な支払いが発生するビジネスにおいて、未回収リスクの軽減と請求業務の効率化を実現します。導入方法は金融機関との直接契約と決済代行会社の利用の2つがあり、企業規模や取引件数に応じて最適な方法を選択することが重要です。

口座振替の手続きや管理業務を減らすためには、口座振替代行サービスの利用がおすすめです。口座振替の代行サービスを利用することで、事業者は顧客の口座管理や手続きが不要となり、業務の負担を大幅に減らすことができます。GMO-PGでは、振替依頼書型とインターネット完結型の口座振替代行サービスに対応し、印鑑不要で即時登録を実現します。

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